辦公自動化管理系統是我(I)公司在(Exist)總結多年來(Come)在(Exist)辦公自動化領域中的(Of)開發經驗、實施經驗及項目經驗的(Of)基礎上推出(Out)的(Of)一(One)套現代化辦公的(Of)通用(Use)軟件産品。以(By)服務爲(For)主旨、以(By)現代化辦公和(And)全面信息服務爲(For)目标，綜合提煉客戶的(Of)需求，從客戶的(Of)辦公習慣和(And)思路出(Out)發，提供良好的(Of)交互界面和(And)應用(Use)平台。辦公自動化管理系統是一(One)個(Indivual)将現代辦公思想和(And)計算機、網絡、通訊、多媒體等技術高度集成化，以(By)達到(Arrive)提高辦公效率、解決企業信息交流和(And)大(Big)規模協同工作(Do)，并爲(For)企業領導和(And)管理者提供有力的(Of)決策支持等目的(Of)。辦公自動化管理系統是企業辦公過程全面的(Of)信息解決方案。

1.系統思想

遍布全球的(Of)現代化企業決定着我(I)們這(This)個(Indivual)時(Hour)代經濟、政治與文化的(Of)發展。而企業的(Of)管理觀念、方式和(And)手段無疑會極大(Big)地影響企業的(Of)效率和(And)效益。現代化的(Of)管理離不(No)開計算機，而幾乎所有的(Of)計算機辦公軟件都冠以(By)"辦公自動化"的(Of)名字。然而，越來(Come)越多的(Of)有識之士在(Exist)企業向更大(Big)、更高規模發展的(Of)道路上，感到(Arrive)了這(This)個(Indivual)概念正在(Exist)漸漸成爲(For)企業發展的(Of)約束。管理是約束還是爲(For)"人(People)"服務？工作(Do)中起根本作(Do)用(Use)的(Of)是計算機還是人(People)？辦公軟件是目的(Of)還是手段？――海立信公司提出(Out)：辦公并不(No)需要(Want)自動化，辦公也無法自動化；辦公僅需要(Want)計算機在(Exist)溝通、協調、控制上提供輔助手段。

（一(One)） 辦公與OA

什麽是辦公？――這(This)是個(Indivual)最基本的(Of)問題。我(I)們認爲(For)：辦公就是管理。管理的(Of)概念，應該是爲(For)"人(People)"服務，是爲(For)了更高效地給辦公者提供一(One)切必要(Want)的(Of)信息和(And)手段，而不(No)是約束。計算機的(Of)所有功能其終極目的(Of)都應該是令使用(Use)者得到(Arrive)信息，得到(Arrive)便利。而辦公自動化軟件就是實現這(This)目的(Of)的(Of)手段。什麽是OA？――對OA，傳統的(Of)解釋認爲(For)OA是辦公自動化："Office Automation"。但是我(I)們認爲(For)從更深一(One)層的(Of)角度來(Come)講，OA應該是辦公管理："Office Administration"。辦公不(No)是一(One)個(Indivual)機械的(Of)過程--機械過程需要(Want)自動化，也能夠自動化；而辦公是管理，是以(By)人(People)爲(For)核心的(Of)管理--管理不(No)需要(Want)自動化，也無法自動化。辦公就是管理，管理的(Of)核心是人(People)，所以(By)提高辦公效率不(No)能依靠自動化，而應提高人(People)的(Of)主觀能動性。OA應該爲(For)人(People)們在(Exist)辦公管理的(Of)過程中提供溝通、協調、控制的(Of)輔助手段，實現管理規範化，即業務規範化和(And)信息規範化。

（二） 3C―溝通、協調、控制

· 溝通(Communication)

溝通是員工之間協同工作(Do)的(Of)基礎，良好的(Of)交流環境和(And)靈活的(Of)交流手段可以(By)使員工之間方便的(Of)進行工作(Do)交流和(And)問題讨論。

· 協調(Coordination)

· 控制(Control)

控制是工作(Do)圓滿完成的(Of)指導和(And)保證，完善的(Of)監督控制手段可以(By)使領導能夠全面了解各項工作(Do)的(Of)進展情況，控制各項工作(Do)的(Of)進度和(And)質量，保證工作(Do)圓滿完成。

（三） 目标

辦公自動化管理系統的(Of)目标是3C，即爲(For)溝通、協調和(And)控制，提供有效手段，使企業/單位能夠良好、高效、低成本的(Of)運行。内部各員工之間靈活的(Of)相互交流，方便的(Of)協同工作(Do)，以(By)及領導對各項工作(Do)的(Of)監督和(And)控制。

同時(Hour)，通過辦公自動化管理系統，将有利于(At)管理規範化和(And)服務全面化。管理規範化包括業務規範化和(And)信息規範化。通過3C，将在(Exist)管理上優化辦公過程、優化信息結構，即幫助實現管理的(Of)規範化。管理的(Of)規範化包括業務規範化和(And)信息規範化。通過業務規範化，将幫助改造和(And)完善現在(Exist)正渴望吸取科學管理思想的(Of)辦公管理業務及其流程；通過信息規範化，将提出(Out)更多、更新的(Of)信息需求，并幫助歸納信息、減少信息的(Of)重複和(And)不(No)一(One)緻。通過加強交流，将爲(For)單位内部和(And)外部（包括客戶）提供更多的(Of)服務。主要(Want)包括三個(Indivual)方面：内部信息服務、内部信息對外服務、獲取外部信息服務。同時(Hour)，這(This)種信息與服務的(Of)交流并不(No)隻限于(At)單位内部，通過加強與其他(He)單位或企業的(Of)交流與協作(Do)，将獲得越來(Come)越多的(Of)信息與服務，良性循環将使所有人(People)獲得收益。

2.系統特點

· 全面支持浏覽器應用(Use)

客戶端全面支持浏覽器，用(Use)戶可以(By)通過浏覽器得到(Arrive)各種信息服務，極大(Big)地适應了用(Use)戶在(Exist)不(No)同環境和(And)條件下的(Of)使用(Use)需求。

· 完善的(Of)安全機制

提供口令驗證、加密、權限控制、電子簽名等安全機制，可以(By)将數據訪問及讀寫權限控制到(Arrive)每一(One)個(Indivual)操作(Do)對象（如：數據庫、文檔、視圖、表單、域等），給每一(One)個(Indivual)用(Use)戶分配相應的(Of)工作(Do)權限。

· 與系統平台、數據庫平台保持無關性

可運行在(Exist)幾乎任何操作(Do)系統平台上，對于(At)不(No)同廠家和(And)版本的(Of)操作(Do)系統都有很好的(Of)支持，方便的(Of)接口工具可與各種類型的(Of)數據庫進行數據交換。

· 對象存儲，全文檢索

基于(At)文檔型數據庫平台的(Of)客戶/服務器結構，對非結構化信息的(Of)管理具有很強的(Of)能力，完善解決全文檢索、文件版本管理、不(No)同格式電子文檔、文檔長度限制等問題。

· 支持多協議電子郵件

爲(For)每一(One)個(Indivual)用(Use)戶建立自己的(Of)電子郵件信箱，并且可以(By)與其它常見的(Of)郵件機制很好的(Of)集成，方便用(Use)戶與外界的(Of)交流與協作(Do)。

· 靈活的(Of)設置，良好的(Of)适應性

在(Exist)總體設計時(Hour)充分考慮系統的(Of)靈活适應性和(And)可擴充性，使系統可以(By)适應不(No)同機構之間辦公工作(Do)上的(Of)差别。系統還特别考慮了企業在(Exist)發展過程中所發生(Born)的(Of)部門機構調整、需求變動等情況，使系統具有良好的(Of)可擴展性。

3.技術框架

知識庫：支撐辦公系統及其他(He)信息系統的(Of)信息資源。

應用(Use)構件：一(One)個(Indivual)可以(By)獨立存在(Exist)、并可以(By)組裝的(Of)辦公應用(Use)。

功能構件：一(One)個(Indivual)可以(By)獨立存在(Exist)、并可以(By)組裝的(Of)辦公功能。

中間件：實現特定功能的(Of)基礎元素。

信息通道：将用(Use)戶待處理或已處理的(Of)信息加工，并送到(Arrive)相應的(Of)應用(Use)構件。

用(Use)戶工作(Do)平台：用(Use)戶完成信息處理和(And)查看的(Of)個(Indivual)人(People)環境。

４.系統功能

辦公自動化管理系統的(Of)功能包括：

· 通訊系統：包括,單位通知、收發郵件、系統内部消息、通訊簿以(By)及個(Indivual)人(People)設置（綁定個(Indivual)人(People)郵箱、密碼、系統提醒等）。

· 日常工作(Do)管理：用(Use)戶可以(By)設置自己的(Of)日程、計劃安排，以(By)及書寫工作(Do)日志、工作(Do)彙報，還有會議模塊，用(Use)戶可以(By)發起會議并可以(By)以(By)短信或者郵件的(Of)形式通知出(Out)席人(People)，還可以(By)打印簽到(Arrive)表，編寫會議紀要(Want)等。

· 工作(Do)流程管理：包括，流程設置（用(Use)戶可以(By)自己設計表單以(By)及流程）、印章管理。

· 公文管理：管理單位收發的(Of)公文，可以(By)郵件轉發以(By)及存檔。

· 文檔管理：包括單位公共文檔以(By)及個(Indivual)人(People)文檔。用(Use)戶可以(By)自己設置文件夾、在(Exist)線或者本地上傳文檔并支持在(Exist)線編輯，這(This)裏還有回收站以(By)保留用(Use)戶不(No)小心删除的(Of)文檔。類似于(At)目前比較流行的(Of)網盤。

· 組織機構：這(This)裏是單位的(Of)具體組織情況，以(By)單位而定。

· 項目管理：在(Exist)這(This)裏可以(By)查看項目的(Of)進度信息、查詢報表以(By)及合同信息。

·系統管理：用(Use)戶可以(By)在(Exist)這(This)裏設置用(Use)戶角色、系統日志、紅頭文件、系統菜單以(By)及設置文件格式等。

4-1 辦公管理

"辦公管理"是辦公信息系統中最主要(Want)的(Of)組成部分。系統具有很強的(Of)适應能力和(And)靈活性，如：公文流程、角色的(Of)定義，痕迹的(Of)保留；簽報流程、模闆的(Of)定義；檔案資料全面靈活的(Of)管理；會議管理對多會議室、多議程、多時(Hour)間段的(Of)支持；對信訪的(Of)登記、分發和(And)跟蹤；對車輛、圖書、辦公設備、固定資産等資源的(Of)維護和(And)利用(Use)。另外，利用(Use)辦公管理中的(Of)某些業務模型，可以(By)實現更多的(Of)功能，例如：辦公室秘書處的(Of)機要(Want)文件管理，文書檔案處的(Of)收發室管理，辦公設備、圖書、固定資産、基建房産的(Of)管理，等等。